Na wstępie należy zaznaczyć, że żadne obowiązujące przepisy prawa nie wprowadzają wprost obowiązku posiadania pieczątki firmowej.  Przepisy określają jedynie warunki dotyczące pieczęci używanych przez organy państwowe.

W praktyce jednak, posiadanie pieczątki staje się po prostu niezbędne, a w wielu przypadkach również wygodne. Będzie tak np. przy zakładaniu rachunku bankowego, kiedy to bank wymaga oznaczenia dokumentów firmową pieczątką. Będzie ona nam również potrzebna przy sporządzaniu dokumentów do ZUS czy też potwierdzeniu okresu ubezpieczenia w książeczkach  ubezpieczeniowych pracowników,  na deklaracjach podatkowych i w zasadzie na wszystkich wychodzących z firmy pismach i dokumentach. Oczywiście brak pieczątki np. na dokumentach podatkowych nie odgrywa znaczenia prawnego, jeżeli wymagane przepisami dane zostaną ujawnione na dokumencie w inny sposób.

Biorąc pod uwagę te wszystkie okoliczności firmy decydują się na wyrobienie pieczątki, a niejednokrotnie kilku pieczątek zawierających różne dane w zależności od potrzeb. Zatem to, co znajdzie się na pieczątce zależy zależy przede wszystkim od nas samych.

Poniżej przedstawiamy standardowe dane zamieszczane na pieczątkach:

• Osoba fizyczna wykonująca działalność gospodarczą
• Oznaczenie przedsiębiorcy – firmę lub nazwę przedsiębiorcy ze wskazaniem formy prawnej, a w przypadku osoby fizycznej – imię i nazwisko przedsiębiorcy oraz nazwę, pod którą wykonuje działalność gospodarczą,
• Dane teleadresowe siedziby firmy,
• Numer identyfikacyjny NIP,
• Numer identyfikacyjny REGON.

Jeżeli przedsiębiorca posiada kilka miejsc prowadzenia działalności powinien podawać adres główny (w przypadku osoby fizycznej: miejsce zamieszkania, w przypadku osób prawnych i spółek cywilnych - siedzibę)  oraz dodatkowo miejsce prowadzenia działalności (np. adres swojej filii).

W przypadku spółek Prawa Handlowego powinno się na pieczątce również znaleźć:

•  oznaczenie sądu rejestrowego, w którym przechowywana jest dokumentacja spółki oraz numer pod którym spółka jest wpisana do rejestru (art. 127 §5 ksh)
• w przypadku spółek z ograniczoną odpowiedzialnością dodatkowo wysokość kapitału zakładowego (art. 206 ksh)
• w przypadku spółek akcyjnych wysokość kapitału zakładowego i wpłaconego (art. 374 ksh)
•   

Powinno, ale nie musi, gdyż tak jak napisaliśmy wcześniej, to co znajdzie się na pieczątce zależy przede wszystkim od nas samych, dlatego warto zastanowić się nad zawarciem na pieczątce również takich danych jak:

• logo firmy
• dodanie numeru telefonu(-ów),
• adresu e-mail,
• adresu strony www.
• numeru rachunku bankowego

czyli, danych ułatwiających możliwości kontaktu z Państwa firmą.